Pisma urzędowe coraz bardziej zrozumiałe dla Tyszan

Język, którym często posługują się urzędnicy zawiera słowa i zwroty, których nie używamy w życiu codziennym i są po prostu niezrozumiałe. W 2018 roku tyscy urzędnicy dostrzegli ten problem.

-Zbyt długie teksty, rozbudowane zdania, niezrozumiałe słowa, powoływanie się na szereg przepisów – to główne grzechy pism urzędniczych. Postanowiliśmy to zmienić, by nasza komunikacja z mieszkańcami była bardziej skuteczna. Pomogliśmy mieszkańcom, ale też sobie samym. Mamy mniej telefonów z pytaniami. Poprzez udzielanie dodatkowych wyjaśnień traciliśmy czas, który mogliśmy poświęcić na kolejne sprawy - mówi Aneta Luboń – Stysiak – Sekretarz Miasta Tychy. 

5 czerwca 2018 roku odbył się pierwszy blok szkoleniowy pn. „Poprawna polszczyzna w korespondencji urzędowej „plain language” – wykład, ćwiczenia grupowe, ćwiczenia komputerowe”. Warsztaty prowadził dr Tomasz Piekot – językoznawca w Pracowni Polskiej Polszczyzny na Uniwersytecie Wrocławskim. Jako pierwsi w warsztatach wzięli udział pracownicy Wydziału Gospodarki Nieruchomościami. W kolejnych miesiącach odbyło się jeszcze kilka bloków szkoleniowych podczas, których urzędnicy m.in. analizowali wzory dokumentów wysyłanych do mieszkańców i wspólnie z ekspertami pracowali nad nowymi, bardziej czytelnymi wzorami pism.

W tyskim magistracie opracowano także specjalny poradnik z zasadami prostego słowa, wskazówkami, wzorami pism „przed” i „po” zmianie oraz prezentacje dotyczące zasad prostego słowa itd.

- Od podjęcia decyzji o wprowadzeniu prostego słowa w Urzędzie Miasta Tychy, byliśmy otwarci na założenia tego projektu. To proces długofalowy, który wymaga równoczesnego stosowania szeregu narzędzi i wzajemnie uzupełniających się działań m.in. w naszej pracowniczej gazetce „Urzędas” prowadzimy stałą rubrykę „Po prostu napisz!”. Przypominamy w niej o standardach prostego słowa, ogłaszamy konkursy oraz piszemy o ciekawostkach lingwistycznych – dodaje Sekretarz Miasta.

Urząd Miasta nie tylko wprowadza zmiany, ale także monitoruje, jak są one przyjmowane przez mieszkańców.

- W połowie 2019 roku rozesłaliśmy 100 ankiet do mieszkańców. 99% badanych uważa, że nasze pisma napisaliśmy zrozumiałym językiem. W 2021 roku przeprowadziliśmy ankiety także wśród urzędników – naczelników wydziału. Wynika z nich, że wprowadzenie prostego słowa w naszym urzędzie było dobrą decyzją – podkreśla Aneta Luboń – Stysiak.

Kolejne warsztaty zaplanowane są na 10 stycznia 2022 roku.